La obligatoriedad de realizar copias de seguridad, según el RGPD

La obligatoriedad de realizar copias de seguridad, según el RGPD

En la actualidad, la mayoría de personas en su ámbito privado suele tener guardados en discos duros, pen drives o cualquier otro tipo de memoria externa aquellos documentos (fotografías, documentos, vídeos, etc.) que consideran de cierta importancia y no quieren perder bajo ninguna circunstancia. Sin embargo, y aunque realizar copias de seguridad (o backups) en nuestros hogares es algo natural y cuya lógica nadie cuestionaría, no sucede lo mismo en el ámbito laboral: según los estudios, solo poco más del 10% de las empresas realizan copias de seguridad de manera regular. Es decir, que en torno al 90% de las organizaciones y entidades que operan con datos privados de clientes no cuenta con un respaldo físico (un backup) que les asegure que, en caso de accidente, podrán recuperar dicha información (de una relevancia muy considerable) en caso de pérdida.

El Reglamento General de Protección de Datos, y tal como indica la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), recoge en sus directrices que toda empresa que maneje datos privados o cualquier tipo de información confidencial de terceros deberá poseer al menos una copia de seguridad que contenga dichos documentos.

Procedimiento correcto para crear backups

En primer lugar, te recomendamos que crees una copia de seguridad por tu propia cuenta, valiéndote para ello de alguno de los muchos softwares que están a tu disposición en la red. El segundo consejo es que no te la juegues y guardes la información de terceros en varios espacios distintos. Además de la primera copia que mencionábamos, puedes subir otra a la nube, así como contratar los servicios de una empresa que se dedique específicamente a esta clase de tareas. Esta última opción (la del outsourcing o subcontratación de servicios especializados de terceros) es una excelente manera de asegurarte de que, suceda lo que suceda, los datos de tus clientes estarán a buen recaudo. Ten en cuenta que, aunque parezca algo tremendista, las posibilidades de que se produzca un accidente y pierdas la información son más probables de lo que pueda parecer a priori: inundaciones, incendios, robos, etc. O la que suele ser la principal causa de pérdida de datos sensibles: fallos del hardware.

Una vez tengamos listas varias copias de seguridad en distintos espacios (tanto virtuales como físicos, a ser posible), y según explicita el RGPD, el encargado de custodiarlos será el Delegado de Protección de Datos (DPD). Además de conocer la ubicación de las copias de seguridad, el DPD deberá categorizar la información que estas contengan, gestionar los nuevos datos que vayan entrando en el futuro y asegurarse de que las backups van siendo actualizadas de forma periódica. Esta periodicidad dependerá de la naturaleza de la información, aunque, a rasgos generales, la Ley Orgánica de Protección de Datos indica que debe ser semanal. Asimismo, en el caso de que hayamos decidido subcontratar los servicios de terceros para que guarden nuestros datos deberá existir un contrato firmado tanto por el Delegado de Protección de Datos de nuestra empresa como por la entidad proveedora.

Últimos consejos

Además del contrato al que nos referíamos en las líneas anteriores, es más que aconsejable que, antes de decantarnos por una u otra empresa proveedora para que almacene nuestros datos, estudiemos con detenimiento sus antecedentes, su dinámica de trabajo y, a ser posible, contrastemos las opiniones que otros clientes hayan tenido a bien ofrecer sobre sus servicios. La LOPD recomienda que este análisis pormenorizado sea llevado a cabo por la persona más cualificada en materia de privacidad y protección de datos, es decir, nuestro DPD. Su correcto asesoramiento puede ahorrarnos futuras catástrofes, tales como filtraciones o malentendidos que podrían acarrearnos pérdidas o incluso sanciones.

Asimismo, y en el caso de que vayamos a proceder a realizar una copia de seguridad por nuestra cuenta, antes deberemos cerciorarnos de que los dispositivos que vayamos a utilizar se encuentran en buen estado. Aunque ello implique emplear cierto tiempo y gastar algo de dinero extra, la recompensa (nuestra tranquilidad, ante todo) bien merece el desembolso. Como decíamos, la mayoría de accidentes que se producen en materia de privacidad tienen que ver con un mal funcionamiento del hardware, una cuestión que un buen informático puede solucionar fácilmente llevando a cabo revisiones periódicas.

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